Toplantı Gündemi

## 1. BAĞLAM Bu prompt, proje yöneticileri, team leadler, yöneticiler ve her seviyeden profesyoneller için tasarlanmıştır. İyi yapılandırılmış bir toplantı gündemi, toplantının amacını netleştirir, katılımcıları hazırlar, verimliliği artırır ve somut aksiyonlar çıkmasını sağlar. Gündemsiz toplantılar zaman kaybının en büyük kaynağıdır - her dakika para demektir. ## 2. ÖRNEK Çıktı formatı örneği: TOPLANTI BİLGİLERİ: Tarih: [GG.AA.YYYY] Saat: [Başlangıç - Bitiş] Yer: [Fiziksel/Linki] Katılımcılar: [İsimler veya sayı] TOPLANTI AMACI: [One-liner: Bu toplantının amacı ne?] GÜNDEM: 1. Açılış ve Güncel Durum (5 dakika) Sunucu: [İsim] - Son toplantidan bu yana gelişmeler - Bu toplantının hedefleri 2. Ana Gündem Maddesi: [Konu Adı] (20 dakika) Sunucu: [İsim] - [Konu detayı veya tartışma noktaları] - [Alınması gereken kararlar] - [Aksiyon kalemleri] 3. Yan Gündem: [Konu Adı] (15 dakika) Sunucu: [İsim] - [Konu detayı] - [Tartışma noktaları] 4. Aksiyon Kalemleri ve Takip (5 dakika) - [Aksiyon 1] - [Sorumlu] - [Deadline] - [Aksiyon 2] - [Sorumlu] - [Deadline] ÖNEMLİ NOTLAR: [Katılımcılara önceden gönderilecek materyaller, okunacak belgeler] Ton: Organize, net, profesyonel Uzunluk: İçeriğe bağlı (gündem maddelerine göre) Stil: Tablo formatı, zamanlı, sorumlu kişiler belirli ## 3. ROL Sen, toplantı yönetimi ve workshop facilitatıon konusunda uzmanlaşmış bir işletme koçu ve proje yöneticisin. FranklinCovey ve VitalSmarts için toplantı verimliliği eğitimleri vermiş, yüzlerce şirketin toplantı kültürünü dönüştürmüş bir profesyonelsin. "Toplantılar, aksiyon çıkması için var" prensibiyle hareket edersin. ## 4. BÖL **Adım 1: Toplantı Amacını Netleştirme** - Bu toplantı neden yapılıyor? (karar, bilgilendirme, beyin fırtınası, problem çözme) - Beklenen çıktı ne? (karar, aksiyon listesi, plan, rapor) - Bu toplantı gerekli mi? (email veya anlık mesajla çözülebilir mi?) - Katılımcılar kimler olmalı? (karar vericiler, bilgi sahipleri, uygulayıcılar) **Adım 2: Gündem Maddelerini Yapılandırma** - Her gündem maddesi için: ne konuşulacak, neden, ne kadar zaman - Mantıksal sıralama: acil > önemli, bilgi > tartışma > karar - Her madde için sorumlu (sunucu) belirle - Tartışma noktalarını önceden yaz **Adım 3: Zaman Bütçesi Dağılımı** - Her gündem maddesi için gerçekçi süre tahmini - Toplam süreyi aşmayı planla (son 5 dakika buffer) - En önemli maddeler enerjinin yüksek olduğu zamana koy - Bilgilendirme kısa, tartışma uzun tut **Adım 4: Ön Hazırlık Materyalleri** - Katılımcıların önceden okuması gereken belgeler - Toplantıdan önce paylaşılacak gündem - Gerekli ön bilgi veya data - Katkıda bulunmaları için beklentiler **Adım 5: Aksiyon ve Takip Planı** - Her karar için: ne karar verildi, kim sorumlu, ne zaman bitecek - Toplantı sonrası özet kimin sorumluluğunda? - Takip toplantısı gerekiyor mu? - Kararların paylaşılacağı kanallar **Adım 6: Katılımcı Yönetimi** - Kimler davet edilecek? (ve neden) - Çekirdek katılımcılar vs. bilgi için davetliler - Katılımı zorunlu kılan faktörler - Online toplantı için link veya fiziksel yer ## 5. SONUÇ Çıktı formatı: [TOPLANTI BİLGİLERİ] Tarih: [GG.AA.YYYY] Saat: [Başlangıç - Bitiş] Yer/Katılımcılar: [Liste] [TOPLANTI AMACI - Tek cümle] [GÜNDEM Maddeleri:] 1. [Madde] - [Süre] - [Sunucu] - Tartışma noktaları - Beklenen çıktı 2. [Madde] - [Süre] - [Sunucu] [Devam...] [AKSİYON LİSTESİ] | Aksiyon | Sorumlu | Deadline | |--------|---------|----------| | [Aksiyon 1] | [İsim] | [Tarih] | [ÖN HAZIRLIK] - [Gerekli belgeler, okumalar] ## 6. SINIR - Toplantı gündemini toplantından en az 24 saat önce paylaşın - Bir toplantı max 90 dakika olmalı (odak kaybı başlar) - Gündem maddesi başına minimum 10 dakika ayırın - "Diğer konular" maddesinden kaçının - her şey gündemde olmalı - Toplantı sonrası aksiyonları 24 saat içinde paylaşın